3 Tipps vom Event-DJ für einen gelungenen Partyablauf samt perfektem Ende
Das Essen, die Reden, Geschenke, DJ und Musik – wer eine Weihnachtsfeier organisiert, macht sich im Vorhinein jede Menge Gedanken, was alles zu einem gelungenen Abend für die Mitarbeitenden beiträgt. Selten wird sich aber darum Gedanken gemacht, wie die Weihnachtsfeier beendet werden kann, ohne dass die Partygäste enttäuscht sind, dass die Party vorüber ist. Auch wird oft unterschätzt, welche Auswirkungen Shuttle-Busse auf die Party-Atmosphäre haben können.
Aus meiner Sicht als Event-DJ für Weihnachtsfeiern gibt es 3 Punkte, die bezüglich Partyablauf und Partyende beachtet werden sollten.
1. Kommunizieren Sie Ihrem Event-DJ den Zeitplan der Weihnachtsfeier und eventuelle Shuttle-Bus-Zeiten, damit er sich auf diese vorgegebenen Brüche im Abend vorbereiten kann.
Das Schöne bei Weihnachtsfeiern ist, dass alle Mitarbeitenden einer Firma entspannt zusammen feiern und die Zusammensetzung der Gäste komplett heterogen ist. Vom Azubi bis zum Fast-Ruheständler sind alle dabei, manche freuen sich auf eine ausgelassene Party, mache auf einen gemütlichen Abend mit gutem Essen. Das heißt aber auch, dass ein nicht unbeträchtlicher Teil der Partygäste nach dem Essen und dem offiziellen Teil des Abends den ersten Shuttle-Bus nimmt bzw. nach Hause fährt. Das heißt, zu bestimmten Zeitpunkten fallen große Teile der Partyschar weg und es ist sehr wichtig, dass der Event-DJ dies mit der richtigen Musik, passend zu den verbleibenden Partygästen elegant auffängt, sodass der Bruch den meisten Gästen gar nicht auffällt.
2. Steht ein fixes, zeitliches Ende für die Weihnachtsfeier von Vorneherein fest, ist es wichtig, dies dem Event-DJ und den Gästen vorher zu kommunizieren.
Wissen DJ und Gäste nicht schon vorher vom geplanten zeitlichen Ende der Party, kann ein abruptes „Licht an“ für große Enttäuschung bei den Gästen sorgen. Und zurück bleibt die Kantinen-Legende von der Weihnachtsfeier, die richtig genial war, bis auf einmal ein Spielverderber das Licht angemacht und alle rausgeworfen hat.
Ist das Party-Ende für 1.00 Uhr, 2.00 Uhr oder 3.00 Uhr geplant, ist es immer gut, dies den Gästen vorab bereits zu kommunizieren. So wird die Tanzfläche meist intensiver genutzt, weil alle das Beste aus der Party herausholen möchten. Weiß der Event-DJ zudem vom geplanten zeitlichen Ende der Party, kann er eine kleine Cool Down-Phase ca. 15-20 Minuten von Partyende einläuten. Damit alle die Party in richtig guter Erinnerung behalten, ist die Aufgabe des Event-DJs, die heiße Party-Phase langsam zu drosseln und sowohl inhaltlich (über Musiktexte) als auch über heruntergefahrene Lautstärke auf das kommende Party-Ende vorzubereiten.
Event-DJ: Weihnachtsfeier beenden mit gekonnter Cool Down-Phase
Sollte das Party-Ende durch die Location für 4.00 Uhr oder 5.00 Uhr morgens vorgegeben sein, müssen Sie sich als Veranstalter erst einmal keine großen Gedanken um das Ende machen. Nach einem langen Tag mit gutem Essen und Drinks enden viele Weihnachtsfeiern ungefähr in diesem Zeitfenster. Sollte um 4.15 Uhr wider Erwarten noch wild getanzt werden, weiß der Event-DJ ja um das geplante Ende und kann durch die Cool Down-Phase das Party-Ende langsam ins Bewusstsein holen.
Wie die Songs bei einer solchen Cool Down-Phase zum Beenden der Weihnachtsfeier aussehen können? Und zwar so:
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3. Die Weihnachtsfeier wird „open end“ gefeiert, weil durch die Location keine Endzeiten vorgegeben sind
Dies ist tendenziell die unkomplizierteste Version. Hier ergibt sich das natürliche Ende der Party mit der Partylaune der Tänzer. Sollten Sie als Veranstalter die Weihnachtsfeier schließlich beenden möchten, geben Sie Ihrem Event-DJ ca. 30 – 45 Minuten vorher Bescheid, damit er die Party professionell mit einer gekonnten Cool Down-Runde langsam zu einem guten Ende bringen kann.
Machen Sie Ihrem DJ gegenüber jedoch auch deutlich, dass nicht gewünscht ist, dass er die Party proaktiv zum Ende bringt, indem er ohne Abspreche die Cool Down-Phase einläutet. Bei einer „open end“-Party sollte die Weihnachtsfeier immer so beendet werden, dass sie mit der Partylaune der Gäste einhergeht.
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